Videoconferencing
Hybride vergaderruimte voor Werkplein Drentsche Aa
Werkplein Drentsche Aa merkte al in het prille begin van de coronacrisis dat het hybride werken een prima oplossing was om de processen te laten doordraaien. Maar de instantie beschikte nog niet over alle facetten om dit op een zo optimaal mogelijke manier te faciliteren. Specialist Mark Molema had drie jaar eerder met zijn bedrijf MMconcept Audio Solutions het nieuwe onderkomen van Werkplein Drentsche Aa ingericht met een mooi audio-installatie. De stap naar een hernieuwde samenwerking was dan ook klein, toen aan het begin van de coronacrisis de behoefte aan hybride vergaderen groot werd. ,,Ze zochten een goede en betrouwbare oplossing op zeer korte termijn. Die konden wij direct leveren. Dezelfde dag nog.’’
![](https://b3679661.smushcdn.com/3679661/wp-content/uploads/2022/06/thumbnail-15.jpeg?lossy=2&strip=1&webp=1)
Werkplein Drentsche Aa ondersteunt de gemeente Assen en uitkeringsinstantie UWV bij onder meer re-integratietrajecten en de uitvoering van de participatiewet. In het stadhuis aan de Javastraat in Assen werd, binnen enkele uren na het eerste contact over een hybride vergaderruimte, gewerkt aan een oplossing. Molema: ,,Wij hebben de apparatuur en hardware hiervoor in voorraad en konden dus supersnel handelen. Nog dezelfde middag hebben we een proefopstelling gemaakt in een vergaderruimte bij het Werkplein. We spraken af dat die opstelling twee weken zou blijven staan en dat we vervolgens zouden kijken of alles goed functioneerde en de behoeftes waren ingevuld. Dat bleek het geval en er was veel tevredenheid over het snelle handelen.’’
Een ‘standaard hybride vergaderpakket’ bestaat niet volgens Molema. Naar eigen zeggen kijkt hij altijd eerst naar de akoestiek en vorm van de ruimte, om zo het geluid en beeld optimaal tot zijn recht te laten komen. ,,De grootste variabele daarna is de camera die je moet gebruiken. Zichtbaarheid is bij een hybride vergadering de grootste uitdaging, zeker bij ovale ruimtes’’, schetst hij. Voor de vergaderruimte in Assen gebruikte Molema een automatische PTZ-camera met autoframing. ,,Hij heeft drie lenzen aan de voorzijde en kan zo de hele breedte van de ruimte in beeld brengen. De camera is zodoende panoramisch waardoor je altijd goed beeld krijgt. De software in de camera zorgt er namelijk voor dat het beeld van de drie lenzen wordt verwerkt tot één beeld voor de kijker aan de ‘andere kant’ van de vergadering. Door de autoframing kunnen er ook deelnemers herkend worden. De camera weet dan wanneer ze praten. Dat systeem is trouwens niet privacygevoelig, want er wordt niets opgeslagen. Alles gaat via een algoritme.’’
Het geluid, vaak een zorgenkindje bij vergaderingen, wordt volgens Molema perfect geregeld met het Beamtracking-systeem van Biamp. ,,De microfoon is in het plafond geplaatst en bestaat eigenlijk uit meerdere segmenten. Aan de hand van bepaalde software worden die segmenten altijd gericht op spraak. Achtergrondruis is daarom vrijwel verleden tijd, het wordt gefilterd. Tijdens een meeting kunnen ook meerdere personen worden ‘gelockt’, waardoor het systeem ze op en top verstaanbaar houdt’’, legt Molema uit.
De keuze voor prima materiaal en de snelheid waarmee het kon worden geïnstalleerd, brachten veel tevredenheid bij Werkplein Drentsche Aa tijdens de coronaperiode. Maar Molema verwacht ook voor de toekomst veel van de huidige techniek. ,,Die wordt natuurlijk altijd doorontwikkeld. Ik verwacht dat ook in de komende jaren veel gebruikt wordt gemaakt van het hybride werken. Eerder werkte een doorsnee organisatie veelal op kantoor en was de thuiswerker een uitzondering. Dat is nu volledig omgedraaid. Daarom adviseer ik bedrijven ook altijd om medewerkers thuis goed te faciliteren. Een kantoorpand wordt in mijn beleving meer een ontmoetingsplek. Het moet een traktatie zijn om daar naar toe te kunnen komen en te kunnen werken met de mooiste techniek. Uiteindelijk is het dan de taak van mijn bedrijf om van thuiswerken de norm te maken. Dat is bij Werkplein Drentsche Aa prima gelukt.’’
![](https://b3679661.smushcdn.com/3679661/wp-content/uploads/2022/06/MM-Concept-171-200x200-1.jpg?lossy=2&strip=1&webp=1)